Příprava komunikace

"Je mi to jasné. Je to krásně jednoduché. Také mám dobrou myšlenku, tak se bude všem líbit." Takto většinou manažer končí vlastní přípravu na interní komunikaci se zaměstnanci. "Všichni víme, jak to tu je a tak jen sdělím." Jenže ouha! Zaměstnanci sedí a nevěřícně koukají. Prostě takto to nestačí. Jak se tedy připravit na komunikaci? Nezapomínejte si udělat charakteristiku cílové skupiny aspoň na úrovni potřeb, zájmů a stylu. Tomu pak myšlenku i způsob jejího sdělení přizpůsobte.

Snad nejpodceňovanější oblasti vedení lidí je příprava komunikace. Prostě na ni nezbývá čas. Tak většina manažerů skončí v přípravě u toho, co chtějí říct. Napíší si poznámku a jdou na jednání se zaměstnanci. Na jednání se zákazníkem nebo velmi důležité vyjednávání se většinou připraví pečlivěji. Chyba ve vyjednávání většinou způsobuje mnohem větší následky. “Doma” (rozumějte ve firmě) na tom zase tak nezáleží. Když tak se to nějak “okecá”. Jenže smyslem interní komunikace je zaujmout a povinností manažera je nadchnout pracovníky pro jejich úkoly. Součástí základní přípravy komunikace je, vyjasnit si alespoň 3 nejdůležitější charakteristiky cílové skupiny. Cílová skupina jsou pracovníci, se kterými chce manažer mluvit, nebo to může být i jednotlivec. Charakteristiky cílové skupiny jsou:

• potřeby – to jsou povinné/nutné aktivity, které pracovník musí dělat, aby jeho práce byla dobře nebo úspěšně splněná
• zájmy – to, co konkrétně danou osobu zajímá a na co klade důraz.
• styl – jakým způsobem vystupuje, jedná. Je potřeba najít styl, který je mu příjemný a otevírá jeho naslouchání.

Jakmile si uvědomíte tyto charakteristiky, můžete začít připravovat způsob, jak budete Vaši myšlenku (to, co chcete říct) komunikovat. Podaří-li se Vám najít takové informace, které budou zajímavé pro pracovníky, budou Vám rádi naslouchat. Pokud se trefíte i do stylu, budou se pracovníci cítit příjemně. Možná budou mít i pocit, že jim mluvíte z duše a začnou přitakávat a zapojovat se do diskuse. Na školení komunikace si každý dělá přípravu komunikace a poznává, jak nebezpečné je zaměnit jednu informaci. V některých případech tím dojde k naprosté katastrofě, která v komunikaci nelze vrátit zpět. Příprava Vám ze začátku zabere i 30 minut. Postupně byste ji měli dotáhnout do takového mistrovství, že Vám vezme jen 5–10 vteřin. Prostě se podíváte na člověka se kterým chcete mluvit a ihned si uvědomíte, co potřebuje a který styl je mu vlastní.

Chcete-li se dovědět více čtete náš článek Kvalitně zvládnutá příprava – základ úspěšné komunikace.